Veel bedrijven hebben behoefte aan een vorm van certificatie. De basis voor een certificaat is een documentatiesysteem, of een nog langer woord, een managementdocumentatiesysteem. Ook de behoefte om vast te leggen hoe afgesproken is dat er gewerkt moet worden kan een aanleiding zijn om een documentatiesysteem aan te leggen.
De bedoeling van het documentatiesysteem is vast te leggen en als gevolg daarvan, kunnen laten lezen hoe het werk moet wordt uitgevoerd. Het zou een actuele weergave moeten zijn van de manier van werken. In eerste instantie zou je zeggen, schrijf op wat je doet, en klaar!
In de ideale wereld schrijf je dit inderdaad gewoon op en:
- Alle medewerkers begrijpen precies wat er wordt bedoeld.
- Ze doen het ook allemaal zo.
- Er gebeurt nooit iets geks, waardoor het niet kan zoals je hebt opgeschreven.
- Er veranderd nooit iets, dus je hoeft ook nooit iets aan te passen en niemand van de veranderingen op de hoogte te brengen.
- Je hoeft dus ook nooit aantoonbaar te maken dat iedereen van de laatste veranderingen op de hoogte is.
- En……….
Helaas leven we niet in een ideale wereld. Voor het documentatiesysteem hebben we dus een hulpmiddel nodig zodat:
- We eenduidig de afspraken als processen vast kunnen leggen
- Iedereen zijn eigen gegevens bij kan houden
- Informatie makkelijk te vinden is
- Veranderingen makkelijk zijn door te voeren
- Men nooit per ongeluk oude informatie gebruikt
- De administratieve last minimaal is
